緊急事態・災害時への備え
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近年、大災害の危険が誰にとっても身近なものとなってきています。
業務中ももちろん例外ではなく、日本各地で見られているゲリラ豪雨やこれから多くなる台風などによって、次のような災害にあう可能性があります。⇒事業所や車庫が浸水する、運転中の車両が水没する・風で横転する、土砂崩れにあうなど
こういった事態に速やかに対応できるようにするには、事業所は運転者の安全確認や従業員への的確な指示・連絡について事前にシュミレーション、緊急用の連絡網や避難方法などを決めておく必要があります。
それでは、体制を整える時どこに着目すべきかを確認しておきましょう。
【連絡先の見直し】
すでに緊急連絡網を整備している事業所は多くあると思われます。その緊急連絡網はきちんと機能しますか？現在連絡のほとんどが携帯電話であるにも関わらず、固定電話のままであったり、すでに使用されていない行政機関の電話番号が記載されていたりしていませんか？緊急時に即座に繋がる最新のものであるかをチェックしましょう。
他にも注意しなければいけないのが、従業員個人の電話番号を連絡網などに記載する場合は本人の同意が必要であることと、個人情報の流出につながることのないよう管理をしなければいけないということです。この2点も徹底するようにしてください。
災害時の情報ページや防災アプリのQRコードなども印刷し載せておくといざという時役立ちます。
【ハザードマップ・避難方法などの事前確認】
ハザードマップは確認することで、事業所・倉庫・車庫などが浸水区域かどうかや近くの河川の氾濫危険性の程度などどのくらいのリスクがあるのかをあらかじめつかむことができます。ハザードマップを事業所の多くの人の目にとまる場所に大きく貼りだすのも良いでしょう。そしてグループ単位で被害の想定をし、避難経路や避難方法について確認する機会を設けます。例えば、大雨警報がでたらこのパソコンと書類だけは階上に運び上げる・車を立体駐車場に入れておくなど事前に具体的に決めておくことで被害を最小限にとどめることができます。この時、この決め事を実行するかどうかの判断は誰が決定し、誰が行うのかまで決めておくことが重要です。もちろん運転者に対する運転停止措置の連絡についても誰が決定し誰が行うのか決めておくべきです。
【災害時伝言ダイヤルの使い方の確認】
大規模災害が発生した場合、電話が被災地に集中しつながりにくい状況になることがよくあります。
そんな時便利なのが『声の伝言板』と呼ばれる「災害用伝言ダイヤル(171)」です。災害発生時に安否などの情報を音声により伝達してくれます。平常時は繋がらないため、災害時に正しく落ち着いて利用できるよう繰り返し練習しておくことが大事です。
パソコンやスマホから電話番号を入力して伝言登録ができる「WEB171」というのもあり、こちらも状況によって提供されるので確認しておきましょう。
【事業継続計画の整備】
ここ数年のコロナ禍において、社内感染によって事業を一時ストップせざるを得なかったケースが多かったことから、防災計画の中でも、災害が発生した際どのように中核事業を継続し早期回復をはかるかを示した「事業継続計画(BCP)」の取り組みが一層重要視されるようになりました。
災害時の事業継続の視点から必要な対策は具体的に次のようなものがあります。
・バックアップシステム(パソコン等の被災予防と顧客データ・運行データのバックアップ徹底）
・代替オフィス、代替車庫等の想定
・休業者を補う代替シフトの作成
・社内備蓄の確認（水・食料等）
・社内医薬品、簡易トイレ等の導入
・非常時用の燃料バックアップ
・非常時携帯バッテリーの確保
・危険物の避難（隔離）と管理方法の確認
・簡易トイレ、防寒アルミシート等
・非常用発電機、防災無線機等の準備
・周辺企業、周辺自治体との協力協議
・災害復旧チームの想定
【従業員安否確認システムの導入】
「安否確認システム」は従業員全員を通知対象として登録しておき、大きな災害が発生した時自動で緊急連絡が送信され、従業員はパソコンやスマホアプリから安否を回答できるというシステムです。回答を自動集計し、未回答者には自動リトライする機能がついています。掲示板に書き込み相互に情報をやり取りできる機能もあるので緊急時だけでなく平時にも活用することができるというのがメリットの一つでもあります。
大企業は自社でこういった通信システムを構築するところがありますが、中小事業者では既存のサービスを利用するのが一つの方法としては良いでしょう。
返信時の運転者の位置情報をGPSで確認できる機能をもったシステムもありますし、運転管理のクラウドサービスを利用している場合はサービス事業者によって緊急時の一斉通信や安否確認機能をプラスすることが可能なところもあります。
安否確認システムサービスには、通信事業者・警備業・webクラウドサービス事業者などが参入しており、日に日に機能も充実していっていると言われています。改めて自分たちにあったサービスを提供可能な事業者を探してみても良いかもしれません。
長い間、緊急事態と言えるようなことがないと、こういった備えが形だけのものになっていることがあるのではないでしょうか？しかし増える異常気象や大地震の可能性の高まりもあっていつどこで災害にあってもおかしくない今、すぐ対応できる備えをしておくことがとても重要です。「まあ大丈夫だろう」ではなく、そのような事態に遭遇した時に、被害を最小限にとどめ、従業員の命を守り、事業をできるだけ継続していくためにもしっかりと準備し、事業所の従業員全員がリスク対策を共有・確認できる仕組みを整備しておくことが求められているのです。
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