猶予期間終了間近！電子保存の準備はできていますか？
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みなさんもご存知のことと思いますが、電子帳簿保存法の直近の2022年の改正で定められた『電子取引における電子データ保存義務化』は2024年1月1日からとなっていて猶予期間終了まで残すところ一ヶ月をきりました。
すでに準備は万全でしょうか？
今回はその電子帳簿保存法とその改正内容についてもう一度確認しておきたいと思います。
「電子帳簿保存法」は本来紙で保存するのが原則であった国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認めた法律です。1998年7月に施行され時代の流れにそって複数回改正が行われてきました。この法律の目的は紙での保存に伴う「スペースの確保が必要」「コストがかかる」という問題を解決することにあります。電子データでの保存を行うためには一定の要件を満たさなければならず、その要件も電子帳簿保存法によって定められています。
電子帳簿保存法の対象者は[法人税を納める普通法人・公益法人等][所得税の納税義務がある個人事業主]となっていて、企業の規模や法人か個人かといったことは関係なくすべての事業主が対象となると言ってよいでしょう。
電子帳簿保存法が定める電子保存の形式は3種類あります。その違いや対象となる書類は以下のようになっています。
◎電子帳簿等保存
電子的に作成した帳簿や書類を電子データのままで保存することです。以下の対象書類が電子的に作成したものであれば、電子データとして保存することが可能であり、出力して紙で保存することも可能です。
・国税関係の帳簿⇒仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など
・決算関係書類⇒貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
・取引関係書類⇒注文書、見積書、契約書、請求書、領収書など
ただし、取引関係書類については取引先に電子的に交付した場合は電子取引の対象となるため電子データ保存のみとなります。
◎スキャナ保存
紙の書類をスマホやスキャナで読み取って電子データ保存することです。取引先から紙で受け取った取引関係書類の他、自社が紙で作成した取引関係書類の控えも該当します。紙のまま保存することも可能です。
・取引関係書類⇒契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書など
◎電子取引
電子データでやり取りした請求書等の取引関連書類は、自社が発行した書類も取引先から発行された書類もどちらも電子取引に該当します。電子取引を行った場合は必ず電子データで保存しなければいけません。(←ここが2023年12月31日まで猶予期間が設けられていた部分です)
・取引関係書類⇒契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書、送り状など
※電子取引とは・・・EDI取引・インターネット取引・電子メール取引・クラウド取引など
2022年の電子帳簿保存法改正の背景には、誰もがスマホを持ち日常的にインターネットが活用され、社会全体がデジタル化に向かっており、コロナ禍でリモートワークが増加したりDX(デジタル・トランスフォーメーション)が推進されたことにより、業務の在り方が大きく変化しているという状況がありました。その状況を鑑みて、より多くの事業者の業務のデジタル化を進め、紙からの脱却を目指しやすくしたのがこの時の改正です。
今回猶予期間終了となる『電子取引における電子データ保存義務化』の他に2022年に改正された内容は・・・
➀事前承認制度の廃止
電子帳簿保存とスキャナ保存の導入の届出・承認が必要なくなり取り入れやすくなった。(電子取引はもともと事前申請不要)
➁罰則規定の強化
電子帳簿保存法の定める電子的な保存について、不正があった場合はペナルティが科せられるが、そのペナルティが強化された。スキャナ保存や電子取引に関して仮装隠ぺいや改ざん等の事実があった場合、それによって起こった申告漏れに対する重加算税が10%加算される。
➂電子帳簿の保存要件の緩和
簿記の正規の原則に従って帳簿をつけていれば、最低3つの要件を満たすだけで電子帳簿等保存が可能になった。これまでと同等の保存要件を満たす場合は「優良な電子帳簿」として過少申告加算税の軽減や65万円の青色申告特別控除などのメリットが得られる。スキャナ保存と電子取引については検索要件が緩和されている。
➃スキャナ保存のタイムスタンプ要件が緩和
スキャナ保存時のタイムスタンプの付与期間が「3営業日以内」から「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」に延長された。また訂正・削除の履歴が残る、訂正や削除のできないクラウドサービス等を利用する場合はタイムスタンプの付与自体を省略できることになった。
※タイムスタンプとは・・・電子データがある時刻に作成されたものであることと、作成されて以降電子データが改ざんされていないことを同時に証明する技術のこと
となっています。
私たちが電子帳簿保存を行うメリットとデメリットも確認しておきましょう。
【メリット】
〇省スペース化
本来紙での保管では、7年程度の長期保管が必要なため業務に使われるスペースが圧迫される可能性があったり、保管場所を借りるコストがかかる場合もあります。その点電子保存であれば保管場所の確保が必要なくなります。
〇システムによる業務効率化
紙と比べて「保管する時・保管中・破棄する時」の3つのタイミングで手間がかからず業務の効率化が図れます。ファイリングの作業や保管場所まで取りに行き探す手間、シュレッダーにかけたり溶融処理するなどの情報漏洩防止の措置も必要なく簡単です。
〇経費削減
紙で保存するために必要であった事務用品代、人件費、保管場所代、郵送費などがかからなくなります。
〇セキュリティの強化
電子的なロックをかけたり改ざんできない・改ざんの履歴が残るシステムで、見れる人を限定したり上書きを防いだりできますし、外部クラウドシステムを利用したりバックアップをとることで、紛失や破損のリスクも回避できます。
【デメリット】
▽システム導入のコスト
帳簿や書類の電子保存にあたりシステムを新たに導入する場合はそのコストがかかります。クラウドサービスなら初期費用と月額費用がかかるのが一般的です。電子取引のみの場合、システムを導入しないで他の対処法をとる手もありますが、手間がかかりますし、セキュリティやデータ保存場所の検討が必要になります。
▽データ整備と管理
電子的なデータ保存に対応するために、業務フローの整備と適切な管理が必要になります。システムを導入する場合、システム化の範囲・システム利用の権限の範囲を決めなければなりませんし、システムの研修や社内への周知も行う必要がでてきます。
▽システム障害のリスク
データで保存をするということは、システム障害が起こった際にデータが閲覧できなくなる可能性があるため、そのシステムの過去の障害の発生頻度や対応時間・対処法等も確認しておく必要があります。システムを選ぶ時の一つの判断基準としても良いでしょう。もちろん自社でのトラブルも考えられます。システムトラブルが起こった時の対処についても事前に検討しておかなければなりません。
デジタル化が進んだ現在、「電子帳簿保存法」は各事業者にとって業務上欠かせない法制度となっています。電子帳簿保存法を正しく理解し、要件を守って保存を行うことが重要です。すでにシステムを導入しているところも再度要件を確かに満たせているかなどを確認し、『電子取引における電子データ保存義務化』に関しては、どのような取引が電子取引に該当するのかや電子取引を行った場合の書類の保存方法や管理方法・訂正が入った場合の対処法などを周知するようにしましょう。特に取引先とのやりとりではイレギュラーなことが起こることもあるはずです。そういった時に困らないよう細かいケースに応じた対応方法まで従業員が参照できる形にしておけるとより安心ですね。
電子帳簿保存法の動きや改正に今後も注目していきましょう。